GDPR

Takeachanges dataskyddspolicy – så hanterar vi personuppgifter

För att kunna erbjuda dig våra tjänster behöver vi behandla dina personuppgifter.

Vi värnar om din integritet och samlar inte in fler uppgifter än vi behöver. Vi strävar efter att arbeta med kunder och leverantörer som lever upp till de krav som ställs på företag som behandlar personuppgifter. Vi säljer aldrig uppgifterna vidare till tredje part, men kan komma att dela dem i vissa fall. I vår Dataskyddspolicy förklarar vi hur vi samlar in och använder dina personuppgifter. Vi beskriver också vilka rättigheter du har.

Det är viktigt att du läser och förstår vår dataskyddspolicy innan du beställer eller använder våra tjänster. Vår senast uppdaterade och fullständiga dataskyddspolicy hittar du alltid på www.takeachange.se/dataskyddspolicy. Om du har frågor är du välkommen att kontakta Takeachange på info@takeachange.se.

Genom att beställa eller använda Takeachanges tjänster accepterar du vår dataskyddspolicy och vår behandling av dina personuppgifter. Du godkänner också att Takeachange använder elektroniska kommunikationskanaler för att kommunicera och skicka information till dig.

Vi sparar data så länge som det är nödvändigt för att uppfylla det syfte för vilket informationen samlades in, eller för att utföra våra åtaganden och så länge det krävs enligt lagstadgade lagringstider, särskilt vad gäller redovisningskrav. För specifika tidsangivelser, se vidare nedan.

Insamling och användning av data

Denna dataskyddspolicy täcker all data som vi samlar in, till exempel från webbplatser, sociala media, kontakt per telefon eller mejl, på evenemang/mässor och i våra tjänsteleveranser. Vi kan komma att kombinera personuppgifter som samlats in på ett sätt (t ex i ett mejl eller webbplats) med personuppgifter som har samlats in på ett annat sätt (t ex i ett telefonsamtal eller kundmöte).

Information som du ger till oss
Du kan direkt eller indirekt komma att ge oss information om dig själv och ditt företag på ett antal olika sätt, såsom när du beställer våra tjänster eller kontaktar oss på vår hemsida, när du kontaktar oss per e-post, brev eller telefon, i ett möte, ett seminarium eller liknande, när du anmäler att du vill få nyhetsbrev eller interagerar på våra sociala medier. Denna information kan vara:

  • Person- och kontaktinformation– namn, adressinformation, e-postadress, mobiltelefonnummer, din yrkesroll, din arbetsplats.
  • Betalningsinformation – fakturaadress, referensperson, annan faktureringsinformation.

Information vi samlar in om dig
När du kommer i kontakt med oss kan vi samla in information om (observera att vi inte alltid nödvändigtvis samlar in all nedannämnd data):

  • Person- och kontaktinformation– namn, faktura- och leveransadress, e-postadress, mobiltelefonnummer, din yrkesroll, din arbetsplats.
  • Information om tjänster och leveranser – exempelvis detaljer angående de tjänster du prenumererar på eller köper, t ex coachingprogram, mentorprogram, ledningsgruppsutveckling, löpande konsulttjänster, uppdrag, projekt och nyhetsbrev som du läser.
  • Information om hur du interagerar med våra digitala tjänster: Hur du använder våra tjänster på till exempel webb, inklusive svarstid för sidor, nedladdningsfel, hur du nådde och lämnade tjänsten, såväl som leveransnotiser när vi kontaktar dig. (via statistikverktyg och nyhetsbrevssystem).
  • Historisk information– till exempel tidigare köp, deltagande i coachingprogram, mentorprogram, ledningsgruppsutveckling och möten.
  • Enhetsinformation– t.ex. IP-adress, språkinställningar, webbläsarinställningar, tidszon, geografisk information, operativsystem, plattform och skärmupplösning (via statistikverktyg och nyhetsbrevssystem).

Informationen du ger oss är nödvändig antingen för att ingå ett avtalsförhållande med oss, eller för andra syften. Det kan till exempel var för att vi ska kunna förbättra vår information och tjänster till dig eller utföra vårt uppdrag och våra åtaganden gentemot dig som kund.

Vad gör vi med din information?

All data används för att tillhandahålla, utföra och förbättra våra tjänster och för att kunna upprätthålla ingångna avtal. Vi behandlar personuppgifter för följande syften baserat på följande lagliga grunder:

Syfte med behandlingen Laglig grund (”varför behandlingen är nödvändig?”)

Uppgifter som samlas in

(Frivilliga uppgifter markeras med *)

Kontakt gällande befintligt eller potentiellt uppdrag Utföra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig, samt berättigat intresse
  • Namn
  • E-post
  • Företag/Organisation
  • Telefonnummer
  • Titel*
  • Ärendeinformation*
Beställning av tjänster, och tecknande av avtal Utföra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
  • Namn
  • E-post
  • Företag/Organisation
  • Telefonnummer
  • Titel*
  • Ärendeinformation*
  • Organisationsnummer
  • Adressuppgifter
  • Faktureringsinformation
  • Tjänsteinformation
Kontakt i tjänsteleveranser, för mötesbokningar etc. Utföra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
  • Namn
  • E-post
  • Företag/Organisation
  • Telefonnummer
Information om klienter/ deltagare/ kunder i våra tjänsteleveranser Utföra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
  • Namn
  • E-post
  • Företag/Organisation
  • Telefonnummer
  • Födelsedatum*
  • CV*
  • Förberedelse-/Reflektionsdokument*
Administration av tester, tex EQ-, 360- , LGPR-utvärderingar, personlighets- och färdighetstester. Utföra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
  • Namn
  • E-post
  • Svar och resultat*
Dokumentation från möten, relevanta anteckningar från coaching-träffar, EQ-återkopplingar o dyl. Berättigat intresse
  • Ärendeinformation i fritext*
Hantering av matchning i mentorprogram Utföra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
  • Namn
  • E-post
  • Adress
  • Telefonnummer
  • Födelsedatum*
  • Svar*
  • CV*
  • Resultat av matchningen
Uppföljningar och utvärderingar av uppdrag Utföra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
  • Namn
  • E-post
  • Företag/Organisation
  • Svar*
Marknadsundersökning Berättigat intresse
  • Namn*
  • Företag/Organisation*
  • Titel*
  • Svar*
Utskick av nyhetsbrev Berättigat intresse
  • Namn*
  • E-post*
Referenser Samtycke
  • Namn*
  • Företag/Organisation*
  • Titel*
  • Foto*
  • Film*
  • Svar*

Till vilka lämnar vi ut dina personuppgifter?

Ibland delar vi dina personuppgifter till leverantörer eller underleverantörer för att kunna utförandet våra åtaganden gentemot dig. Det sker till exempel vid genomförande av arbetspsykologiska tester och bedömningstester såsom 360-tester och ledningsgruppsenkäter. Vi följer legala, tekniska och organisatoriska krav för att din information ska hanteras säkert.

Vi kan, i särskilda fall, lämna ut dina uppgifter om det är nödvändigt för att bevaka, fastställa eller utöva rättsliga anspråk. Det kan bland annat ske när det finns skäl att tro att uppgifterna är nödvändiga för att identifiera, kontakta, eller föra talan mot någon som kan ha gjort intrång på webbplatsen och/eller brutit mot våra allmänna villkor, eller som på annat sätt gjort intrång eller inkräktar på Takeachanges rättigheter eller egendom.

Utlämnande av dina uppgifter kan också ske om det krävs enligt lag eller om det är nödvändigt att Takeachange ska kunna uppfylla sina lagstadgade eller avtalsenliga förpliktelser.

Vi kommer aldrig att sälja dina personuppgiftertill tredje part utan din tillåtelse.

Om Takeachange eller en väsentlig del av Takeachanges tillgångar förvärvas av en tredje part, kan personuppgifter om Takeachange kunder komma att delas vidare till den tredje parten, för att uppdraget ska kunna drivas vidare.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Vi strävar efter att alltid lagra dina personuppgifter inom EU/EES. Dock kan dem i vissa situationer behandlas utanför EU/EES av en tredje part, till exempel en teknikleverantör eller underleverantör. Vi kommer alltid att vidta alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att din information ska hanteras i samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar data så länge som det är nödvändigt för att uppfylla det syfte för vilket informationen samlades in, eller för att utföra våra åtaganden och så länge det krävs enligt lagstadgade lagringstider, särskilt vad gäller redovisningskrav.

För deltagare i coachingprogram, ledningsgruppsutvecklingsprogram och liknande sparas uppgifterna i två år. Detta är relevant för de fall coachingen eller programmet förlängs eller återupptas inom en viss tid efter att den avslutats, eller om personen återkommer och har frågor. För deltagare i och sökande till mentorprogram sparas uppgifterna så länge som programmet pågår. Detta för att vid frågor om matchningen under programmets gång kunna gå tillbaka och titta på vilka som sökte till programmet och hur de blev matchade.

Säkerhet

Takeachange är mån om att skydda dina personuppgifter. De säkerhetsåtgärder vi har vidtagit har skett med utgångspunkt i de tekniska möjligheter som finns, kostnaderna för åtgärderna, de risker som finns samt de behandlade uppgifternas känslighet.

Uppgifterna hanteras inom ramen för dataskyddsförordningen, GDPR. Vi eftersträvar att vår personal endast har tillgång till de system och funktioner som deras arbetsuppgifter kräver.

Din personliga, känsliga information om t ex testresultat, lagras bakom säkrade nätverk och i låsta arkivskåp och är tillgängliga enbart för ett begränsat antal personer som har rättigheter till dessa system. Vår utgångspunkt är att behandla så få personuppgifter som möjligt för dig.

Dina rättigheter

Du som registrerad hos oss har flera rättigheter som du bör känna till. Här nedan kan du läsa om de rättigheter du har enligt dataskyddsförordningen och vad rättigheterna innebär:

  • Rätt att gratis, en gång per år, begära ett registerutdrag. Det gör du genom att skicka en skriftligt undertecknad ansökan i pappersform till oss,
  • Rätt till att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter tills de blir ändrade.
  • Rätt att för personuppgifter som har behandlats och insamlats automatiserat har du rätt att få ut dessas i ett maskinläsbart format.
  • Rätten att bli glömd och få dina personuppgifter hos oss raderade. Radering av personuppgifter kan dock inte ske om det krävs för att fullgöra ett avtal eller om annan svensk eller europeisk lag, domstols- eller myndighetsbeslut säger annat, samt om det baseras på berättigat intresse. Skulle du tycka att det inte finns berättigade skäl eller att berättigat intresse är felaktig har du rätt att invända mot behandlingen.
  • Rätt att återta samtycke.

Takeachange kan komma att vidta skydds- och säkerhetsåtgärder för att säkerställa att du är den du utger dig att vara. Om du inte, på ett trovärdigt sätt, kan visa din identitet kan Takeachange underlåta att tillgodose din begäran. Takeachange kan välja att ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts eller neka att tillmötesgå begäran. Detta gäller dock endast beträffande begäranden som är uppenbart ogrundade eller orimliga.

Har du synpunkter på behandlingen av dina personuppgifter, ser vi helst att du i första hand kontaktar oss, men du kan även kontakta Datainspektionen.

Ändring av dataskyddspolicyn

Vi kan komma att uppdatera denna dataskyddspolicy. Vi kommer meddela ändring på www.takeachange.seoch även upplysa om ändringarna vi gjort i dataskyddspolicyn. Senast uppdaterad policy finns alltid tillgänglig på www.takeachange.se/dataskyddspolicy.Du kan också kontakta oss om du vill ha tillgång till tidigare versioner.

Kontakta oss

Vi har en utsedd ansvarig person för dataskyddsfrågor. Vid frågor kring integritets- och dataskydd, vänligen kontakta oss på info@takeachange.se.

Takeachange AB är registrerat hos Bolagsverket.

Organisationsnummer: 556868-0432

Adress: Nybrokajen 7, 111 48 Stockholm

Tel: 070-6141300

Takeachanges dataskyddspolicy uppdaterades senast 2018-09-24.